Dans nos centres d’appels, nous proposons des prestations de back office pour aider les entreprises à mieux gérer les données relatives à leur clientèle.

En règle générale, nos centres d’appels sont particulièrement sollicités pour la gestion des relations client. Que ce soit pour le service client et la téléprospection, nos prestations sont axées sur la relation entre l’entreprise et sa clientèle. Nos équipements et notre CRM (le VICIdial) sont conçus pour apporter des optimisations aux entreprises dans leur évolution.

Au fil des années, nous avons développé notre expertise en accueil téléphonique et en assistance à la clientèle. Toutefois, nous proposons également la prise en charge du back office parmi nos prestations. Nous disposons d’une équipe d’agents que nous avons formés pour ce service. Ils ne sont pas en contact direct avec les clients mais plutôt avec les donneurs d’ordre. De plus, ils contactent les clients uniquement pour confirmer des données concernant leurs dossiers.

Quelles sont les tâches qu’effectuent nos agents en back office?

Nos agents travaillent principalement au sein de nos agences basées en Tunisie. Nous leur confions des tâches relatives aux données des entreprises comme la collection des données, la modification et la mise à jour des dossiers ou encore la catégorisation des documents. Toutes ces tâches sont chronophages pour les entreprises et nous mettons à leur disposition notre équipe dédiée et experte pour les aider.

Nous constatons désormais que les entreprises ont besoin d’une base de données spécifique sur leur clientèle, aussi appelée base de connaissance client. Encore une fois, la création et la mise à jour de cette base requiert une certaine expertise et d’y consacrer du temps. C’est donc au sein de nos départements de prestation back office que nous effectuons ces tâches comme :

1.La saisie des données

Nos agents s’occupent d’entrer des données dans le système de l’entreprise. Cependant, ne vous y méprenez pas : il ne suffit pas seulement de saisir les informations. Il faut également savoir les classifier et les catégoriser afin qu’elles soient facilement retraçables pour les agents assignés aux services à la clientèle. Voilà donc pourquoi il est important de savoir insérer des informations dans la base de données.

2.L’archivage numérique des données

Afin d’établir des suivis des ventes effectuées et des requêtes à résoudre, les agents ont besoin de retrouver les informations pertinentes concernant leurs clients et les interactions précédentes. De plus, nous tenons à rendre les données accessibles à tous les employés afin qu’ils puissent aider les clients même en l’absence de leurs collègues. C’est pourquoi nous proposons l’archivage des données parmi nos prestations.

Nos agents s’occupent donc de sauvegarder les informations insérées par les agents durant leurs conversations avec les clients. Ainsi, ces informations seront ajoutées aux dossiers clients existants et serviront à la création des nouveaux dossiers. De plus, les autres départements pourront utiliser ces informations pour analyser la performance du département de téléprospection et du service client.

3.Les enquêtes de satisfaction

Comme mentionné plus haut, nos agents en back office contactent rarement les clients. Toutefois, nous leur confions parfois de mener des enquêtes de satisfaction. Lors de leurs interactions, ils en profitent également pour confirmer les informations recueillies par les télévendeurs et les téléconseillers. Ainsi, nous garantissons à nos donneurs d’ordre que leur base de connaissance client est à jour.

4.La gestion des courriers

Nos employés en back office sont aussi aptes à la gestion des courriers d’entreprise. Ils s’occupent principalement des documents administratifs et informent les donneurs d’ordre du contenu des courriers. Ils se chargent également du courrier électronique, essentiellement des interactions avec les potentiels collaborateurs.

5.La préparation des factures et documents liés aux commandes

Nos agents s’adonnent également à préparer les factures pour les clients B2B et B2C. Ils sont également formés à la préparation d’e-factures pour optimiser la gestion des factures. En plus, ils préparent et envoient les documents de confirmation des commandes et de livraison.

Quels logiciels utilisons-nous pour nos prestations de back office?

Pour accélérer notre transition vers le digital, nous nous équipons des meilleures technologies conçues spécialement pour le back office et la relation client. Avec l’avènement de la Big Data, nous réalisons l’importance des logiciels CMS et des CRM. D’ailleurs, notre CRM et le VICIdial ont gagné en popularité auprès des entreprises souhaitant optimiser l’analyse de leurs données clients.

En plus des CRM, nous recommandons d’intégrer les données sur une base de données crée sur le Cloud. En plus, cela vous évitera de perdre des données inutilement mais ces dernières pourront être sauvegardées à l’aide de mots de passe haute sécurité. Mais encore, les informations seront facilement accessibles pour tous les employés au sein de tous les départements.

Nos prestations back office vous intéressent-elles?

Vous souhaitez prendre contact avec nos agents en back office pour bénéficier de leur expertise ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous nous ferons un plaisir de vous démontrer toutes leurs capacités et leur dévouement au travail.

Pour nous contacter, appelez-nous au 09 70 71 83 00. Vous pouvez aussi nous faire parvenir vos requêtes via notre formulaire de contact.