Avec les nouveaux canaux de communication, la relation client passe tout autant par l’écrit qu’à l’oral. Ainsi, les plateformes telles que l’email, les réseaux sociaux, les tchats en direct, les chatbot et autres, exigent une qualité de communication écrite. Bien que certains diront que l’orthographe et la grammaire sont passées aux oubliettes, certains de vos clients y accordent encore énormément d’importance. En outre, il ne s’agit pas simplement de savoir écrire, mais plutôt de savoir communiquer par écrit avec les formules de politesse adéquates.
Callcentertunisie vous propose donc quelques astuces pour parfaire votre relation client écrite.
La relation client commence par une bonne présentation
Aussi bête que cela puisse sembler, il est important de commencer toute interaction par une salutation. « Bonjour » et « bonsoir », sont un bon début. Si votre entreprise a une façon plus personnalisée de s’adresser aux clients, peut-être que « cher » ou « chère » seraient plus appropriés.
Il est important que votre communication reflète les valeurs de votre entreprise. Par conséquent, dans les cas où vous avez une relation familière avec vos clients, adressez-vous à vos clients en utilisant leurs prénoms.
Dans la même optique, les communications plus formelles doivent être formulées avec attention. Par exemple, si vous communiquez par email, débutez par « A l’attention de » ou « A l’intention de ». Vous devez pouvoir différencier ces deux introductions en fonction de l’objectif de votre email.
Le ton n’est pas que pour le téléphone
Les communications quelle qu’elles soient, ont toutes des objectifs. Par conséquent, il est crucial que vous imposiez le bon ton. Dans les cas d’un texte promotionnelle ou autres, un ton positif est adapté. Ainsi, s’il s’agit d’une excuse ou d’une représaille comme une relance de créance, il est crucial d’adopter le bon lexique.
Le ton doit également être concis tout au long de la communication. C’est un aspect à prendre en considération lorsque vous faites un suivi. Toujours avoir un ton approprié à l’intention et l’objectif de l’interaction.
Les formules de politesse, une valeur ajoutée à la relation client
Qu’importe le canal utilisé et qu’importe si vous abordez vos clients de manière formelle ou informelle, vous devez impérativement faire preuve de politesse et de courtoisie. Premièrement, cela aura pour effet de refléter une image professionnelle de votre entreprise. Puis, cela montrera que vous respectez et valorisez vos clients.
Il est bon de noter que les formules de politesse ont tout autant leur place dans les communications via réseaux sociaux, indépendamment du fait que beaucoup voient les réseaux sociaux comme un canal informel. Conséquemment, utilisez les phrases d’usages telles que les remerciements là où il le faut.
La conclusion est décisive pour une bonne relation client
A l’instar des communications orales, les communications écrites doivent être concluees. Et ce, de manière soignée. Il est essentiel qu’à ce stade vos informiez les clients des marches à suivre. Ici, vous voudrez peut-être lui laisser un numéro de téléphone pour qu’il puisse vous contacter dans les plus brefs délais. Dans d’autres cas, vous lui laisserez une adresse email ou encore un lien vers les informations auxquelles vous souhaitez qu’il ait accès.
Le tout est de ne pas laisser un client dans le flou. Concluez sur une note ferme et positive. C’est l’occasion pour consolider votre relation client, pour fidéliser au mieux. Et s’il s’agit d’un mail marketing tel qu’une newsletter, offrez toujours l’option de se désabonner ou de s’abonner.
Sous-traiter vos communications écrites en Tunisie
L’externalisation et la sous-traitance sont utiles pour les entreprises qui souhaitent se décharger de tâches chronophages. De plus, la sous–traitance permet d’éliminer ou de réduire les coûts liés aux ressources humaines, à l’infrastructure et à la technologie. La Tunisie se pose aujourd’hui comme un compétiteur clé dans le marché de l’externalisation. Pour cause, sa population possède une excellente maîtrise de la langue de Molière. En sus de cela, le pays est à la pointe des dernières technologies, ce qui vous assure ainsi que vous trouver un prestataire adapté à vos différents canaux de communication.
Besoin d’information ?
Vous avez un projet ou vous souhaitez parfaire votre relation client ? Vous recherchez un prestataire mais ne savez vers qui vous tourner. Ne vous en faites plus. Contactez-nous pour de plus amples informations. Nous vous apportons conseils et vous dirigeons vers les meilleurs du secteur en Tunisie. Vous pouvez nous écrire directement via notre site internet. Nous sommes également joignable par téléphone au 01 84 79 28 20